Je dispose d’un téléphone mobile et d’un ordinateur portable fournis par l’entreprise pour l’exercice de mes fonctions, puis-je les utiliser à des fins personnelles ?
RÉPONSE :
L’employeur peut mettre à la disposition des salariés, pour l’exécution de leur travail, des téléphones mobiles et des P.C. portables.
Il peut réserver l’utilisation de ces outils à des fins strictement professionnelles et exclure toute utilisation à des fins personnelles.
Le salarié qui utilise ses outils à des fins personnelles s’expose à ce que l’employeur puisse prononcer à son encontre une sanction. Elle doit être proportionnée à la faute et atténuée en cas de motif légitime.
Ces utilisations sont régies ou doivent l’être par le règlement intérieur (ou la charte messagerie, charte numérique ou de sécurité informatique) de l’entreprise et/ou par une « convention » de mise à disposition (la demander ; de la même manière, solliciter des bons de remises et de restitutions, utiles et nécessaires, même temporairement (maintenance/ réparation), pour définir et tracer les responsabilités sur la garde, l’entretien et la sécurité des matériels…
Dans ces documents, l’employeur doit également pouvoir être clair sur les natures et exploitations des différents contrôles techniques et formels, les procédures…
Dans la mesure où les codes d’accès à une session ou aux logiciels, au Pack Office sont professionnels, vigilance ! Vos utilisations personnelles peuvent vous exposer davantage et vous rendre « faillibles » au contrôle de l’entreprise. Donc éviter l’utilisation personnelle si les « tolérances » ne sont pas clairement évoquées, même de manières informelles.
Le silence ou un certain « laxisme » de l’entreprise ne garantit pas le salarié de pouvoir jouir librement de ces outils. L’employeur a l’obligation de les maintenir au bon niveau d’exploitation (dont logiciel) en lien avec l’activité.
Il peut être négocié collectivement par accords d’entreprise ou d’établissements les usages personnels tolérés (en profiter toujours pour négocier aussi de pouvoir utiliser à titre collectif (CSE) ou syndicale, ces outils numériques, l’utilisation des adresses e-mails et réseaux de l’entreprise (la révolution numérique des relations collective de travail et l’I.A. comme outil d’action syndicale restent à faire).
Attention toutefois, écrire qu’il existe des droits ou usages d’utilisation personnelle de ces matériels ouvre à la mise en place possible d’un avantage en nature (élément de rémunération chiffrable soumis (barème existant) à cotisations sociales salariales et patronales ; fiscalité sur les revenus… – des montants plafonnés d’une fiscalité existent – cf. administration fiscale et URSSAF).
Pour ces dernières raisons, les entreprises ne voulant assumer aucune responsabilité ni gestion interdisent tout bonnement l’usage à titre personnel.
Ces matériels numériques mis à disposition sont, en général, assurés par une assurance responsabilité civile par l’entreprise (souvent avec un franchise).
Depuis l’essor du télétravail et de l’itinérance, il est fortement conseillé, toutefois, aux salariés d’inclure dans leurs propres assurances privées et personnelles (clauses tous risques ou multirisques habitation) cette couverture dommages aux biens ou vols. Certaines entreprises la réclament ou demandent un engagement sur l’honneur (cette dernière formalité est cependant insuffisante).
FISCALITÉ :
Avantages en nature : ordinateurs, téléphones
Le matériel informatique, forfaits internet, téléphones mobiles sont considérés comme des avantages en nature lorsqu’ils sont mis à disposition du salarié à titre permanent dans le cadre de son activité professionnelle et personnelle.
Lorsque le salarié fait une utilisation mixte c’est-à-dire à la fois professionnelle mais aussi privée du matériel que vous lui fournissez gratuitement dans le cadre de son activité professionnelle, vous avez le choix entre deux modes d’évaluation :
° forfaitaire ;
° en fonction des dépenses réelles.
Une possibilité de réviser l’option pour l’année entière écoulée existe pour l’entreprise, salarié par salarié, au plus tard à l’occasion de la dernière déclaration afférente à l’exercice.
S’il est établi par un document précisant que les outils mis à disposition sont destinés à un usage professionnel, ou que leur utilisation par le salarié découle d’obligations et de contraintes professionnelles, l’avantage en nature peut être négligé.
La remise gratuite aux salariés du matériel informatique et des logiciels entièrement amortis et nécessaires à leur utilisation, la mise à disposition constitue également un avantage en nature soumis à cotisations.
Le salarié qui ne restitue pas le matériel lors de son départ de l’entreprise, la fourniture de ce matériel sera considérée comme gratuite et l’avantage en nature est réintégré totalement dans l’assiette des cotisations.
Pôle Service Juridique.
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